Was muß man bei der Auswahl einer Hausverwaltung beachten?

Die Auswahl eines guten Hausverwalters ist also eine wichtige Angelegenheit, die für Wohnungseigentümer regelmäßig von Bedeutung ist. Wir sprechen heute mit unserem Kooperationspartner, Herrn Alexander Grau. Als Niederlassungsleiter des Unternehmens HAUSMAXX FACILITY MANAGEMENT hat er langjährige Erfahrungen als Hausverwalter und beantwortet uns einige Fragen rund um das Thema " Was muss ich bei der Auswahl eines Hausverwalters beachten?"

1. Was erwarten Eigentümer von Wohnimmobilien heutzutage von einem Hausverwalter?

"Die steigende Nachfrage zu Investments in hochwertige Wohnimmobilien und die damit einhergehenden Wertsteigerungen machen es notwendig, zunehmend auf eine ebenso hochwertige Betreuung zu achten. Das richtige Auswahlverfahren eines qualifizierten und engagierten Verwalters wird damit immer wichtiger, soll die Immobilie doch langfristig gut gemanagt und weiterentwickelt werden. In den letzten 20 Jahren haben zum einen die qualitativen Anforderungen an einen Verwalter ständig zugenommen, zum anderen zeigen sich vielerorts Eigentümer von Wohnimmobilien mit der Leistung ihres  Immobilienverwalters unzufrieden. Die Ursache ist oftmals schon im Auswahlverfahren bei der seinerzeitigen Auftragsvergabe zu suchen. Neben der hohen fachlichen Kompetenz zeichnen heute dynamisch angelegte organisatorische Strukturen, Flexibilität, Transparenz und ein hohes Maß an sozialer Kompetenz das Profil eines guten Immobilienverwalters aus."

2. An welchen Merkmalen kann man einen guten Immobilienverwalter erkennen?

  • umfassendes kaufmännisches und technisches Know-How rund um die Immobilie,
  • strukturiertes Vertragsmanagement in allen Dienstleistungsmandaten,
  • Präsenz am Objektstandort,
  • gute Erreichbarkeit der Mitarbeiter,
  • verständliche und regelmäßige Kommunikation,
  • kontinuierliche Weiterentwicklung der Organisation,
  • Verhandlungsgeschick in Entscheidungsprozessen,
  • hohes Maß an Servicebereitschaft,
  • Referenz zu Qualität der Leistungen (z.B. Zertifizierung des Unternehmens),
  • ausreichende personelle und organisatorische Ressourcen des Unternehmens.

Diese Merkmale sollten die Basis für die Auswahl eines neuen Immobilienverwaltungsmandates bilden.

3. Wie kann nun der Eigentümer einer einzelnen Wohnimmobilie oder die Gemeinschaft von Wohnungseigentümern bzw. der Beirat einer Wohnungseigentümergemeinschaft den für sie passenden Immobilienverwalter auswählen?

  • Im ersten Schritt sollten Sie sich Gedanken machen, mit welchen Leistungen sie bei Ihrem derzeitigen Immobilienverwalter zufrieden sind bzw. mit welchen Sie weniger zufrieden waren,  inwieweit also Ihre persönlichen Erwartungen erfüllt wurden.
  • Als nächstes nehmen Sie sich den Immobilienverwaltervertrag zur Hand und gleichen die darin definierte Leistungsbeschreibung mit den in der Praxis gemachten Erfahrungen ab bzw. bewerten für sich Art, Umfang und Leistungserbringung Ihres Immobilienverwalters in den vergangenen Jahren.
  • Anschließend besorgen Sie sich aktuelle Musterverträge zu Immobilienverwalterverträgen und gleichen Ihren bestehenden Vertrag mit den aktuellen Vertragsmustern ab.
  • Legen Sie nun das aus Ihrer Sicht passende Leistungsprofil - abgestellt auf den aktuellen Vertragsstandard - fest.
  • Achten Sie dabei insbesondere auf die Festlegung der Vertragslaufzeit, eine exakte Leistungsbeschreibung und die Bedingungen bei Kündigung bzw. Übergabe des Verwaltermandats (Unterlagen, Abrechnung etc.).
  • Im Falle einer Wohnungseigentümergemeinschaft gleichen Sie die von Ihnen definierten Vorgaben mit den Bedingungen der Teilungserklärung ab bzw. prüfen Sie die gesetzlichen Bestimmungen des WEG-Gesetzes zum Thema WEG-Verwalter.

4. Wie muss ich vorgehen, um eine Vorauswahl zu treffen? Welche Informationen sind relevant?

  • Informieren Sie sich anhand öffentlich zugänglicher Medien zu Anbietern mit regionaler Präsenz.
  • Besorgen Sie sich Referenzen und Meinungen zu Immobilienverwaltern von Objekten, die - wenn möglich - mit Ihrer Immobilie (Größe, Zahl der Einheiten) und Leistungsprofil vergleichbar sein sollten.
  • Kontaktieren Sie nun die ausgewählten Immobilienverwaltungsunternehmen.
  • Stimmen Sie die konkreten Inhalte der Sie wichtigen Leistungsbeschreibung ab.
  • Legen Sie den von Ihnen ausgewählten Mustervertragsstandard bei.

Die nun vorliegenden Angebote der Anbieter werten Sie nun u.a. nach folgenden Kriterien aus:

  • Sind alle Leistungen enthalten?
  • Welche Leistungen fehlen, welche Leistungen werden zusätzlich übernommen?
  • Hat der Verwalter den vorgelegten Vertragsstandard akzeptiert?
  • Wurde von jedem Anbieter ein Versicherungsnachweis beigelegt?
  • Ist der Preis angemessen, d.h. ist er marktgerecht bzw. entspricht dem von Ihnen definierten Leistungsprofil?

Wählen Sie nun die drei aus Ihrer Sicht erfolgversprechendsten Anbieter aus und führen Sie mit diesen weiterführende Gespräche bzw. laden Sie – falls Sie als Beirat fungieren – die Anbieter in die Versammlung der WEG ein.

5. Was muss beachtet werden, um der WEG die Entscheidung für einen neuen Hausverwalter zu erleichtern?

Als Beirat einer WEG gestalten Sie eine solche WEG-Versammlung; sorgen Sie dabei für eine gute Vorbereitung der Versammlung und eine vorab abgestimmte Agenda. Dies trägt zu einer nachvollziehbaren Information aller Entscheider bei und fördert eine zügige Entscheidung bzw. Beschlussfassung. Das persönliche Gespräch bzw. die Vorstellung im Rahmen einer WEG-Versammlung geben dem Kreis aller Entscheider die Möglichkeit, sich ein Bild von den qualitativen und quantitativen Merkmalen aller Kandidaten zu machen.

Wenn Sie die Hausverwalter persönlich kennengelernt haben  und sich die verschiedenen Präsentationen der Unternehmen bzw. der handelnden Personen angesehen haben, können Sie aufgrund der entsprechenden Informationen eine gut vorbereitete Entscheidung treffen.

Zusammenfassend haben Sie also die folgenden aufeinanderfolgenden Schritte, die bei der Wahl eines Hausverwalters eingehalten werden sollten:

  1. Analyse zum Status,
  2. Aufbereitung der Basisdaten,
  3. Definition des Leistungsprofils,
  4. Abstimmung des Vertragsstandards,
  5. Bestimmung der Anbieter für die Vorauswahl,
  6. Auswahl von drei Kandidaten für die Endauswahl,
  7. Finale Entscheidung.

Nehmen Sie sich die Zeit, mit Hilfe eines solchen Verfahrens den passenden Partner für die Betreuung Ihrer Immobilie auszuwählen. Ein hohes Maß an Zufriedenheit mit den Leistungen des Immobilienverwalters und die Qualität Ihrer Immobilie werden es Ihnen danken.

Für weitere Fragen rund um das Thema Hausverwaltung, steht Ihnen  Herrn Alexander Grau von der Firma HAUSMAXX FACILITY MANAGEMENT zur Verfügung.

 

HAUSMAXX FACILITY MANAGEMENT

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